Assistant/e Administration des ventes

Définition

L’assistant/e Administration des ventes assure le traitement des commandes des clients, de leur enregistrement à la livraison des produits de la mer ainsi que la gestion des relations avec les clients.
Il/elle réalise le suivi administratif de l’équipe commerciale.

 

Contexte d’exercice du métier

De la réception des matières premières à la livraison chez les clients, l’assistant/e Administration des ventes est l'intermédiaire dans les relations clients/transporteurs/entreprise. L'activité s'exerce en relation constante avec différents services (production, logistique, commercial, comptable, ...).

Activités professionnelles

Tous les professionnels exerçant ce métier ne réalisent pas systématiquement toutes les activités ci-dessous. Certaines peuvent en effet être confiées à d’autres professionnels, en fonction de l’organisation et de la taille de l’entreprise et du niveau de responsabilité du poste.

Tenue du fichier produits et du fichier clients

Traitement et contrôle des informations sur les produits (fiches produits …)
Traitement et contrôle des informations sur les clients (informations sur les clients, leurs besoins et contraintes, mise à jour du fichier clients, …)

Suivi des commandes, des stocks et des livraisons

Enregistrement des commandes
Contrôle de la conformité des commandes passées (au regard des cahiers des charges des clients, des unités de commercialisation, des conditions de livraison, …)
Mise à jour des commandes (modifications de la part des clients, …)
Recherche d’informations sur l’état des stocks
Alerte en cas de risque de surstock, de rupture, de livraison tardive ou de non livraison
Suivi des affectations de marchandises aux clients et lancement des opérations de préparation de commande
Édition, traitement et archivage de documents commerciaux (factures, bordereaux, …)

Relation clients

Collecte d’informations sur les besoins du client et/ou les raisons de sa réclamation
Information des clients sur la disponibilité des produits, les conditions de paiement, les délais de livraison, …
Présentation de produits de substitution, de produits additionnels en cas de besoin
Recherche d’informations sur les causes des réclamations (fichier clients, différents services de l’entreprise, transporteur, …)
Recueil de preuves sur les anomalies liées aux produits
Diffusion d’informations orales et écrites
Transmission des demandes clients aux interlocuteurs adéquats
Traitement des litiges ou réclamations

Planification et suivi des activités

Réalisation et renseignement d’outils de suivi de l’activité (suivi des délais de livraisons fournisseurs, aux clients, …).
Production de tableaux de suivi de l’activité commerciale.

Compétences

Accueillir et conseiller un client

Établir un contact et un climat de confiance avec un client
Analyser les besoins d’un client par un questionnement adapté, une écoute active et une reformulation pertinente
Identifier les réponses pouvant être apportées au client en tenant compte des procédures en vigueur au sein de l’entreprise
Personnaliser l’offre proposée au client en ciblant les offres commerciales, promotions, produits adaptés à ses besoins
Vérifier la faisabilité d’une commande en évaluant la disponibilité des produits demandés et en orientant le client vers des produits de substitution et des produits complémentaires
Vérifier la conformité de la réponse apportée aux besoins des clients

Réaliser le suivi des mouvements des stocks, des commandes et des livraisons

Choisir les fonctionnalités permettant la consultation des mouvements de stocks sur les outils de saisie (tablette, ERP, logiciel de gestion des stocks...)
Mettre à jour les données en utilisant tout système informatisé lié à la gestion des stocks
Exploiter les outils de suivi des commandes et des livraisons et identifier les difficultés susceptibles d’intervenir
Identifier les risques de surstock ou de rupture et alerter les interlocuteurs compétents
Évaluer l’impact sur les différents services de l’entreprise et sur les clients d’une prise de décision ou d’une information sur les clients, les stocks, les commandes et les livraisons

Utiliser les logiciels de gestion nécessaires pour son activité

Identifier les informations à enregistrer sur les clients et les produits en mobilisant plusieurs sources d’information au sein de l’entreprise
Réaliser le traitement des informations sur les clients dans le respect de la réglementation (RGPD …)
Exploiter les fonctionnalités de l’outil de gestion de l’information en vigueur dans l’entreprise simultanément à la conduite d’un entretien téléphonique/en face à face
Choisir les logiciels et outils informatiques adaptés à l’activité à réaliser
Mettre à jour les logiciels et bases de données spécifiques à l’activité de gestion

Traiter les réclamations dans le respect de la relation commerciale

Recevoir et écouter une réclamation
Identifier les raisons d’un mécontentement, d’une réclamation ou d’un litige et les qualifier
Identifier les solutions possibles pour traiter la réclamation ou le litige
Apporter une réponse adaptée à la situation dans le respect des procédures et de l’organisation en vigueur dans l’entreprise

Compétences transverses

Transmettre, recevoir des informations et travailler en équipe

S’approprier des consignes et les procédures et les appliquer
Communiquer avec les différents interlocuteurs (équipe, hiérarchie…) en prenant en compte leurs demandes et les informations qu’ils apportent
Renseigner des données sur un support approprié
Utiliser correctement le langage technique en usage dans la profession
Situer son activité dans le fonctionnement de l’équipe, du service et de l’entreprise
Adapter son activité aux besoins de l’organisation et au travail en équipe
Anticiper les commandes importantes et les exigences spécifiques des clients en transmettant des informations adaptées aux différents services de l’entreprise.
Transmettre au service logistique des informations sur les contraintes spécifiques des clients

Domaines de connaissance

Connaissances techniques sur les produits de la mer et services

Caractéristiques des poissons, mollusques et crustacés : anatomie et physiologie appellations, taille, périodes de pêche et d'abondance, répartition géographique …
Gammes de produits de l’entreprise
Marchés / criées
Circuits de distribution
Clients / Besoins des clients

Outils bureautiques et informatiques

Logiciels de traitement de texte, tableurs
Internet
Messagerie électronique
Outils professionnels liés aux marchés internationaux
ERP
GRC/CRM

Communication

Langues étrangères (principalement anglais, italien, espagnol)

Organisation / Gestion des stocks

Techniques de gestion du temps
Méthodes et outils du travail en équipe
Outils de gestion des stocks

Législation / Règlementation

Législation et réglementation concernant les produits de la mer
Législation sur le commerce international

Comment devenir Assistant/e Administration des ventes

Le métier d’assistant/e administration des ventes est accessible avec un niveau Bac+2 dans le secteur commercial, financier ou comptable complété par une expérience professionnelle de quelques années.

− Bac pro Commerce

− BTS NDRC – Négociation et Digitalisation de la Relation Client

− Titre professionnel Assistant commercial (niveau III)

− BTS Assistant de gestion PME-PMI

− Licence Droit, Economie, Gestion mention Gestion d’Entreprise

Quelles évolutions possibles ?

L’assistant/e administration des ventes peut évoluer vers le métier de vendeur/euse, d’acheteur/euse vendeur/euse ou vers un rôle d’encadrement des équipes de secrétaires pour des structures plus importantes.

Code ROME : M1701