Secrétaire / Assistant/e Spécialisé/e

Définition

Le/la Secrétaire / Assistant/e Spécialisé/e réalise, dans son périmètre d’activité et en lien avec les professionnels de son service, les opérations de gestion administrative nécessaires à la conduite et au suivi de l’activité.

Il/elle accueille et oriente les clients, partenaires et interlocuteurs de l’entreprise en face à face ou par téléphone.

Contexte d’exercice du métier

L'activité de ce métier s'exerce en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...). Elle varie selon la taille et le mode d'organisation de l’entreprise.

Activités professionnelles

Tous les professionnels exerçant ce métier ne réalisent pas systématiquement toutes les activités ci-dessous. Certaines peuvent en effet être confiées à d’autres professionnels, en fonction de l’organisation et de la taille de l’entreprise et du niveau de responsabilité du poste

Accueil et relations extérieures

Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs externes de l’entreprise (fournisseurs, banque, clients professionnels, …)
Mise à jour des documents de communication

Traitement, rédaction et archivage de documents

Réception, tri et classement des documents de l’entreprise
Enregistrement et distribution du courrier entrant
Collecte d’informations auprès des différents professionnels de l’entreprise (chef d’entreprise, assistant RH, responsable de secteurs…)
Réalisation de différents documents professionnels (supports de communication à l’attention des clients, procédures en matière d’hygiène, de qualité, de sécurité, …)
Réalisation du courrier sortant, mails …

Gestion des ressources matérielles bureautiques de l’entreprise

Suivi des achats de matériels et fournitures bureautiques
Suivi des opérations d’entretien et de maintenance des matériels bureautiques
Suivi administratif des commandes et des factures fournisseurs

Compétences

Organiser la gestion administrative des documents de l’entreprise

Réceptionner, trier et classer les courriers, mails et documents en veillant à la confidentialité et en fonction du degré d’importance et d’urgence des informations
Classer et archiver les différents documents dans le respect des consignes
Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes et externes dans les délais demandés

Produire des documents professionnels adaptés aux besoins de l’entreprise

Collecter les informations nécessaires
Traiter l’information collectée, en fonction des consignes et de la législation (RGPD …)
Traiter des données chiffrées en utilisant les outils adaptés
Rédiger des documents (courriers, mails, procédures, …) adaptés aux besoins de l’entreprise
Produire différents documents liés à la gestion comptable de l’entreprise (déclarations de TVA, …) dans les délais

Utiliser les logiciels nécessaires à l’activité

Choisir les logiciels et outils informatiques adaptés à l’activité à réaliser
Utiliser les logiciels et outils informatiques de l’entreprise
Mettre à jour les logiciels, applications et bases de données spécifiques à l’activité

Suivre les opérations d’entretien et de maintenance du matériel bureautique de l’entreprise

Identifier les opérations d’entretien et de maintenance à réaliser pour conserver en bon état de marche le matériel bureautique de l’entreprise
Planifier les opérations de maintenance en lien avec les prestataires de l’entreprise

Compétences transverses

Communiquer avec l’équipe et les partenaires de l’entreprise

S’approprier des consignes et les appliquer
Transmettre les informations appropriées
Prendre en compte les contraintes des membres de l’équipe
Adapter sa communication aux spécificités des échanges téléphoniques
Traiter de manière adaptée les situations relationnelles délicates
Alerter le chef d’entreprise ou l’interlocuteur compétent en cas de difficulté ou de dysfonctionnement

Organiser son activité

Organiser son poste de travail et mettre en place les éléments nécessaires à l’activité
Anticiper et préparer le traitement des documents administratifs et comptable en fonction des échéances
Respecter les procédures
S’organiser pour réaliser toutes les activités nécessaires à son poste dans un ordre logique
Prévoir l’approvisionnement des petites fournitures (stylos, feuilles…)

Compétence supplémentaire pouvant être mise en œuvre

Suivre les dossiers du personnel de l’entreprise

Suivre la comptabilité et la trésorerie de l’entreprise

Domaines de connaissance

Secrétariat

Technique de prise de note
Modalité d’accueil physique et téléphonique
Gestion des courriers

Classement et archivage

Plan de classement

Outils bureautiques et informatiques

Logiciels de traitement de texte, tableurs
Internet
Messagerie électronique
Outils professionnels
ERP
GRC/CRM
Dossiers clients

Communication

Langues étrangères (principalement anglais, italien, espagnol)

Organisation

Techniques de gestion du temps
Méthodes et outils du travail en équipe

Comment devenir Secrétaire / Assistant/e Spécialisé/e

Ce métier est accessible avec un Bac pro secrétariat ou un Bac techno STG (Sciences et Technologies de la Gestion).

Bac Pro secrétariat

BTS Assistant de gestion de PME-PMI

BTS Assistant de Manager

Quelles évolutions possibles ?

Le/la secrétaire assistant/e spécialisé/e peut évoluer vers des postes de responsables de services administratifs.

Code ROME : M1607